Die Automation der gemeinen Büroarbeiten

Arbeitszeitnachweis, Reisekostenabrechnung oder Anwesenheitsstatus. Im Büroalltag gilt es zahlreiche administrative Aufgaben und ein Großteil davon kann mittels technologischer Automatisierung optimiert werden.

(red/czaak) Im Durchschnitt verbringen deutsche Büroangestellte nach eigenen Angaben rd. neun Stunden ihrer Arbeitswoche mit wenig produktiven Tätigkeiten wie unnötigen Meetings oder redundanten Aufgaben. Mehr als jede/r Zweite gibt zudem an, dass zu komplexe Prozesse die eigene Arbeitsleistung beeinträchtigen.

Das geht aus einer neuen Umfrage der Jobbörse Stepstone unter 5.800 Arbeitnehmer:innen hervor. Automatisierungen und gezielt optimierte Arbeitsprozesse gestalten aufwendige Abläufe einfacher, und das ganz ohne IT-Expertise. Der CRM-Anbieter Salesforce zeigt anhand seiner Anwendung Slack, wie Unternehmen ihren Arbeitsalltag effizienter gestalten können und welche Tätigkeiten dabei automatisiert werden können.

Administrative Tätigkeiten
Die Organisation wiederkehrender Aufgaben ist zeitaufwendig und fehleranfällig. Die Applikation „Grab“ auf Slack soll nun administrative Aufgaben automatisieren und dabei auch die IT-Abteilung entlasten. Der hier integrierte automatisierte Bot bündelt Anfragen in einem zentralen Slack-Channel, sodass Mitarbeitende einfach aus einem Menü Optionen wie Onboarding, Laptop-Einrichtung und Hardware-Diagnose auswählen können.

Incident-Management
Egal ob im IT-Support, bei Produktionsprozessen oder im Kundendienst: Effizientes Incident-Management erfordert klare Priorisierung und reibungslose Kommunikation. Der Online-Händler Wayfair meistert diese Aufgabe durch die Integration der Anwendungen „PagerDuty“ und „Datadog“ in Slack. Das Monitoring-Tool Datadog triggert dabei automatisch Reaktionen auf Vorfälle in PagerDuty, die je nach Schweregrad priorisiert und direkt in Slack bearbeitet werden. Angaben zufolge konnte Wayfair die Lösungszeit für Vorfälle um 20 Prozent senken und eine Erstlösungsrate von 85 Prozent erreichen.

Freigaben
Im Arbeitsalltag stehen Teams oft vor der Herausforderung, Freigaben und Genehmigungen effizient zu verwalten. Bei Salesforce werden alle Freigabe-Workflows in der sogenannten Approvals App in Slack zentralisiert. Sobald eine Anfrage zur Freigabe eingeht, wird sie automatisch priorisiert und angezeigt, sodass die benötigten Informationen schnell geprüft und genehmigt werden können. Angaben zufolge hat diese Automatisierung die Bearbeitungszeit für Freigaben um 60 Prozent reduziert, beim Thema Ausgaben von zwei Tagen auf zwei Stunden.

Aufnahme und Einschulung von Mitarbeitenden
Bevor neue Mitarbeitende aktiv in das Tagesgeschäft einsteigen, müssen sie sich mit den Abläufen und Strukturen des Teams vertraut machen. Ein automatisierter Workflow erleichtert hier den Einstieg, indem er Begrüßungsmails, personalisierte Checklisten oder auch Schulungspläne automatisch bereitstellt. Beim Unternehmen Delivery Hero werden diese Abläufe über Slack organisiert und speziell über eine Oberfläche zum Sammeln, Organisieren und Teilen von Informationen. Neue Teammitglieder sollen so alle benötigten Informationen an einem zentralen Ort finden, einschließlich Zugriff auf Channels, Schulungen und relevante Ansprechpartner.

Entpersonalisierte Kritik
Respektvolle Sprache und einheitliche Diskussionsstrukturen sind essenziell für ein angenehmes Arbeitsklima. Rückmeldungen zu Sprache und Verhalten können aber oft auch als unangenehm empfunden werden. Automatisierung bietet hier eine Lösung, indem Feedbackprozesse und Hinweise standardisiert und entpersonalisiert erfolgen. Das Unternehmen Personio etwa nutzt einen Slack-Bot, der automatisch reagiert, wenn nicht-inklusive Sprache verwendet wird und bietet alternative Begriffe für eine direkte Anpassung. Diese Anwendung fördert respektvolle Sprache, ohne dass eine Einzelperson auf einen Fehler hinweisen muss.

Salesforce-Lösung Slack
Slack hat es sich zur Mission erklärt, das Arbeitsleben der Menschen einfacher, angenehmer und produktiver zu machen. Als Produktivitätsplattform für kundenzentrierte Unternehmen soll sie die Leistung verbessern, indem sie einfache Automatisierungsprozesse einsetzbar macht, Informationssuche und Wissensaustausch nahtlos ermöglicht und Mitarbeiter:innen für gemeinsam Projekte vernetzt. Als Teil von Salesforce ist Slack in der Anwendung Salesforce Customer 360 integriert.